Le email, ou courriel pour les québécois, fait parti du quotidien de bien du monde. Moi, le premier. À tel point que je n’utilise que rarement le téléphone. Pour parler à ma mère qui ne m’invite pas à souper par email par exemple.
Entre potes, c’est presque exclusivement par email. Pour les sorties, soupers, activités, jaser, etc. Sauf peut-être mon frère quand il trouve que je traîne la patte dans les travaux au MBA. Alors là, il me passe un coup de fil.
Dans ma vie professionnelle, ça doit être 98% email et 2% téléphone.
Ce mode de communication étant donc très utilisé, je trouve important que mes messages soient le plus clairs possibles. Comme le serait une conversation téléphonique.
Malheureusement, ce ne semble pas le cas de tout le monde. Je reçois trop de messages soit insignifiants, soit incompréhensibles, soit bourrés de fautes, soit trop ambiguës.
Par exemple, quelqu’un veut avoir son flux RSS inscrit dans Nuouz. Je reçois:
http://www.monfilrss.com
Merci
Il ne prend pas la peine de me demander ce qu’il veut et je n’ai aucune idée de qui il est. Pourquoi je me forcerais à lui répondre, surtout que c’est lui qui me demande quelque chose.
Ou encore une demande du support pour iMinR :
Le rapport ne fonctionne pas
Là, je ne peux pas le supprimer parce que c’est un client. Faudra donc perdre du temps à lui répondre pour lui demander des détails.
Pire. Un message répondant à une question, mais celle-ci n’est pas incluse dans son mail alors je reçois quelques jours plus tard :
Oui, merci.
Mais de quoi il parle?? Je devrai donc fouiller pour trouver son précédent email. Et je déteste fouiller alors qu’il aurait été simple d’inclure le message précédent.
Nous recevons tous des tonnes de emails. Voici quelques lignes directrices d’une bonne communication par email, version Steph.
1. Inclure la conversation au message
Comme dit précédemment, ça évite de faire des recherches inutiles et donc de perdre du temps pour savoir de quoi on parle ici.
2. Relire le message et se mettre dans la peau du destinataire avant de l’envoyer.
Ça peut paraître idiot, mais personnellement, ça me force à être clair. Un professeur à l’Université m’écrit hier et me parle de peintures et de couches. Je n’ai rien compris. Ça m’a pris un certain temps avant d’allumer qu’il faisait référence à un message posté sur le forum du cours.
Pour éviter ceci, on pourrait commencer un email par « À propos de ton message posté sur le forum du cours ». Ha! Voilà qui est clair!
3. Parlez en professionnel
Gardez vos messages style SMS pour vos amis. Un client, un partenaire ou un fournisseur devrait recevoir un email bien écrit.
Bien écrire veut dire faire des phrases complètes et sensées avec un sujet, un verbe et un complément.
Bien écrire veut aussi dire faire des salutations. Ça peut être aussi simple que d’ajouter « Salutations », « Cordialement » ou « Bien à vous » à la fin.
Bien écrire veut dire être poli et courtois. Vouvoyer n’est pas du snobisme, mais un signe de respect.
Bien écrire veut surtout dire éviter les fautes d’orthographe.
4. Ajouter une signature
Des fois je reçois des emails signés avec des initiales! Par exemple « jr » ou « fd ». C’est qui ça? Aucune idée.
Une bonne signature, ce n’est pas compliqué. Votre nom complet, email, téléphone et autres infos pertinentes pour être rejoints.
Il y a tellement de emails que je n’accorde qu’une fraction de seconde pour classer leur importance. J’ai le « delete » facile. Et quand il y a une signature, je suis moins prompt à supprimer.
5. Dernier, mais non le moindre : Écrivez un sujet significatif!
Ça semble trivial, mais faites l’exercice de compter le nombre de sujets significatifs que vous envoyez ou recevez. Plus le sujet est clair, précis et significatif, plus il a de chance d’être lu et de recevoir une meilleure attention.
Bref, une bonne communication par email fait sauver du temps à tout le monde et devient très efficace. Le contraire est à éviter. Aussi bien utiliser le téléphone dans ce cas.
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ouin.
Est-ce que je devrai aussi écrire sur l’art de commenter un billet?
Je blaguais.
J’ai souvent la même réflexion que toi. On reçoit souvent des CV au travail et j’ai tellement l’impression que les gens ne comprennent pas l’importance de la qualité de la communication. Peut-etre qu’ils sous-estiment le medium… mais ils ne devraient pas. Surtout lorsque c’est pour un emploi. Quelques exemples, 3 emails qui ne contenaient que les phrases suivantes :
“Voici mon cv”
“Je voudrais vous rencontrer.”
“Je suis intéressé par le poste.”
Peut-être que ces candidats étaient compétents, mais s’ils ne sont pas capables de communiquer adéquatement, disons que ça ne m’inspire par confiance!
hahaha, tu as répondu trop vite Stéphane!
Ouais, je suis plus rapide que mon ombre pour répondre
“Voici mon cv”
“Je voudrais vous rencontrer.”
“Je suis intéressé par le poste.”
Ça donne pas le goût d’en savoir plus sur le candidat… Enverraient-ils ce même genre de lettre format papier? Sûrement pas. Ils prendrait le temps de s’introduire et de demander poliment une rencontre. Du moins, j’espère pour eux!
Dans mon cas :
- Je suis allergique aux réponses automatiques qu’on est habitué de lire. Il est plus intéressant de lire un courriel personnalisé que préfabriqué.
- J’ai reçu des réponses d’employeur ” On veut ton cv, bye “… Hum, je ne sais plus si ça me tente de l’envoyer finalement.
Bref, je suis comme toi steph, le courriel me donne une bonne impression à qui je fais affaire.
« On veut ton cv, bye »???
Je ne me sentirais pas vraiment considéré recevoir une telle réponse!
Je déteste communiqué avec du monde qui se comprennent. J’aimerais mieux les comprendres.
Merci. il faudrait vraiment que ce vade mecum soit inscrit dans tous les logiciels de messageries et autres webmails.
ça, c’est bien dit!
Bonjour.
Je voudrais vous poser la question suivante :
Lorsque j,ècris un mail je m,efforce de bien rèdiger mon message et bien aligner mes phrases mais voila quand ce message arrive chez le destinataire, l,alignement est tout
défait et se trouve avec des phrases coupées et dèplacées càd mal prèsentées.Je pense que je dois faire une erreur ou
de points à la ligne ou un oubli de cliquer pour effectuer
une opèration.Je vous envoie mes meilleures salutations.
Raymond Rod.