Écrire un email, ça s’apprend

Le email, ou courriel pour les québécois, fait parti du quotidien de bien du monde. Moi, le premier. À tel point que je n’utilise que rarement le téléphone. Pour parler à ma mère qui ne m’invite pas à souper par email par exemple.

Entre potes, c’est presque exclusivement par email. Pour les sorties, soupers, activités, jaser, etc. Sauf peut-être mon frère quand il trouve que je traîne la patte dans les travaux au MBA. Alors là, il me passe un coup de fil.

Dans ma vie professionnelle, ça doit être 98% email et 2% téléphone.

Ce mode de communication étant donc très utilisé, je trouve important que mes messages soient le plus clairs possibles. Comme le serait une conversation téléphonique.

Malheureusement, ce ne semble pas le cas de tout le monde. Je reçois trop de messages soit insignifiants, soit incompréhensibles, soit bourrés de fautes, soit trop ambiguës.

Par exemple, quelqu’un veut avoir son flux RSS inscrit dans Nuouz. Je reçois:

http://www.monfilrss.com
Merci

Il ne prend pas la peine de me demander ce qu’il veut et je n’ai aucune idée de qui il est. Pourquoi je me forcerais à lui répondre, surtout que c’est lui qui me demande quelque chose.

Ou encore une demande du support pour iMinR :

Le rapport ne fonctionne pas

Là, je ne peux pas le supprimer parce que c’est un client. Faudra donc perdre du temps à lui répondre pour lui demander des détails.

Pire. Un message répondant à une question, mais celle-ci n’est pas incluse dans son mail alors je reçois quelques jours plus tard :

Oui, merci.

Mais de quoi il parle?? Je devrai donc fouiller pour trouver son précédent email. Et je déteste fouiller alors qu’il aurait été simple d’inclure le message précédent.

Nous recevons tous des tonnes de emails. Voici quelques lignes directrices d’une bonne communication par email, version Steph.

1. Inclure la conversation au message

Comme dit précédemment, ça évite de faire des recherches inutiles et donc de perdre du temps pour savoir de quoi on parle ici.

2. Relire le message et se mettre dans la peau du destinataire avant de l’envoyer.

Ça peut paraître idiot, mais personnellement, ça me force à être clair. Un professeur à l’Université m’écrit hier et me parle de peintures et de couches. Je n’ai rien compris. Ça m’a pris un certain temps avant d’allumer qu’il faisait référence à un message posté sur le forum du cours.

Pour éviter ceci, on pourrait commencer un email par « À propos de ton message posté sur le forum du cours ». Ha! Voilà qui est clair!

3. Parlez en professionnel

Gardez vos messages style SMS pour vos amis. Un client, un partenaire ou un fournisseur devrait recevoir un email bien écrit.

Bien écrire veut dire faire des phrases complètes et sensées avec un sujet, un verbe et un complément.

Bien écrire veut aussi dire faire des salutations. Ça peut être aussi simple que d’ajouter « Salutations », « Cordialement » ou « Bien à vous » à la fin.

Bien écrire veut dire être poli et courtois. Vouvoyer n’est pas du snobisme, mais un signe de respect.

Bien écrire veut surtout dire éviter les fautes d’orthographe.

4. Ajouter une signature

Des fois je reçois des emails signés avec des initiales! Par exemple « jr » ou « fd ». C’est qui ça? Aucune idée.

Une bonne signature, ce n’est pas compliqué. Votre nom complet, email, téléphone et autres infos pertinentes pour être rejoints.

Il y a tellement de emails que je n’accorde qu’une fraction de seconde pour classer leur importance. J’ai le « delete » facile. Et quand il y a une signature, je suis moins prompt à supprimer.

5. Dernier, mais non le moindre : Écrivez un sujet significatif!

Ça semble trivial, mais faites l’exercice de compter le nombre de sujets significatifs que vous envoyez ou recevez. Plus le sujet est clair, précis et significatif, plus il a de chance d’être lu et de recevoir une meilleure attention.

Bref, une bonne communication par email fait sauver du temps à tout le monde et devient très efficace. Le contraire est à éviter. Aussi bien utiliser le téléphone dans ce cas.

Category: Articles - Réflexions | Tags: